Bedrijfstelefonie via de cloud is here to stay

Elk bedrijf dat zich zorgen maakt over efficiënte en kosteneffectieve oplossingen voor telecommunicatie heeft waarschijnlijk te horen gekregen dat Voice over Internet Protocol (VoIP) telefoonsystemen de beste keuze zijn in de huidige internetgedreven maatschappij. Op het eerste gezicht lijkt het alsof VoIP-telefoondiensten veel, zo niet alle, primaire communicatiebehoeften van bedrijven aan telefoonsystemen beantwoorden.

VoIP telefooncentrale: Definities en voordelen

Wat is een VoIP telefoonsysteem? VoIP staat voor voice-over-internet protocol. In wezen is een VoIP telefoonsysteem een type telefoonsysteem dat gesprekken via een internetverbinding verstuurt.

Een VoIP telefoonsysteem neemt spraakgegevens en zet die om in digitale bestanden die kunnen worden verzonden en vervolgens gedecodeerd door de telefoon van de ontvanger aan de andere kant van het gesprek.

Wat zijn de voordelen van een VoIP telefoonsysteem boven een traditioneel telefoonsysteem? Het blijkt dat er veel potentiële voordelen zitten aan de overstap naar een VoIP telefoonsysteem. Laten we eens kijken naar enkele manieren waarop deze verandering de kosten en tijdsinvesteringen kan verlagen en tegelijkertijd de productiviteit kan verhogen.

VoIP-systemen verlagen de bedrijfstelefonie kosten, verbeteren het tijdbeheer en verhogen de productiviteit

1. Lage kosten per gesprek

Zoals de naam al zegt, maakt een VoIP telefoonsysteem gebruik van het Internet Protocol om gesprekken te voeren. In plaats van telefoonlijnen te gebruiken, worden alle communicatiegegevens omgezet in pakketten en verzonden via het IP-netwerk. Het IP-netwerk dat je bedrijf gebruikt kan je internetverbinding zijn, een directe IP-verbinding met je telefoonprovider, of een combinatie van beide.

Bellen via traditionele telefoonlijnen betekent dat een lijn in beslag wordt genomen door de twee bellers die hem gebruiken om te communiceren. Omdat er maar zoveel lijnen kunnen worden geïnstalleerd, zijn gesprekken via vaste lijnen, vooral als het langeafstandsgesprekken betreft, duur. Maar het gebruik van internet voor het doorgeven van gespreksgegevens omzeilt dit probleem, waardoor binnenlandse en interlokale gesprekken in het algemeen goedkoper worden.

2. Mobiliteit van de dienst

Als je bedrijf onderweg is, kunnen VoIP-diensten een enorm voordeel voor je zijn, omdat ze je overal volgen.

Bij een traditioneel telefoonsysteem krijgt een lijn die naar een huis of bedrijf loopt een eigen telefoonnummer toegewezen. Elke beweging die plaatsvindt wordt dan een beproeving van het onthouden van de juiste codes of toetsen om op je telefoon te bellen. Er kan dan veel tijd verloren gaan door contact op te nemen met telefoonmaatschappijen om diensten en telefoonnummers over te zetten naar nieuwe locaties.

Met een VoIP-telefoonsysteem vervalt dit alles. Er zijn geen fysieke beperkingen. Je hebt de vrijheid om te verhuizen als je bedrijf daarom vraagt, zonder extra stress.

3. Veelzijdigheid van functies

Met VoIP-telefoonsystemen kun je multitasken met de meest technische apparaten, zodat je zo productief mogelijk kunt zijn.

Stel, je bent in gesprek binnen een wachtrij. Terwijl je wacht, kun je je aanpak van gemiste klantgesprekken strategiseren terwijl je voicemail-naar-tekst transcripties leest die rechtstreeks naar je e-mail inbox worden gestuurd.

In een ander geval kun je berichten en voicemail gemakkelijk doorsturen. Als je een belangrijk bericht ontvangt in een voicemail, kun je die voicemail met één muisklik doorsturen naar drie andere mensen.

Deze en nog veel meer handige functies zijn beschikbaar met VoIP-telefoonsystemen. En omdat de dienst altijd met je meegaat, kunnen de functies die je nuttig vindt gemakkelijk worden toegevoegd of afgetrokken. Kortom, VoIP-telefoonsystemen groeien met je bedrijf mee.

4. Eenvoudige conferentiegesprekken

De zojuist genoemde functies zijn niet het enige dat VoIP gemakkelijk maakt. Omdat alle gesprekken een geconvergeerd datanetwerk gebruiken in plaats van speciale telefoonlijnen, wordt het opzetten van en deelnemen aan conferentiegesprekken veel gemakkelijker.

Het is mogelijk om deel te nemen aan conferentiegesprekken als je bedrijf een traditioneel telefoonsysteem gebruikt, maar je zult merken dat je moet betalen voor een extra dienst om meerdere bellers te ontvangen voor een conferentie.

Deze diensten zijn ingebouwd in veel VoIP-telefoonsystemen. In plaats van voor iets extra’s te betalen, kun je profiteren van de mogelijkheid om conferentiegesprekken te voeren als een extra voordeel bij de dienst waar je al voor betaalt.

Niet alleen dat, maar VoIP-diensten maken videoconferenties ook veel gemakkelijker. Natuurlijk zijn dit soort conferenties meestal speciale gevallen, maar face-to-face interactie met collega’s en klanten, terwijl het bedrijfspersoneel niet op kantoor is, is veel beter beheersbaar met VoIP-telefoonsystemen.

Tip: bedrijfsnummer aanvragen

5. Efficiënte interactie met klanten

In de huidige wereldeconomie kunnen bedrijven overal gevestigd zijn. Dit betekent vaak dat voor vergaderingen moet worden gereisd. Toch is er met een VoIP-dienst geen reden om de mogelijkheid te verliezen om belangrijke gesprekken te voeren of essentiële documenten niet door te sturen.

De afgelopen maanden heb je misschien gemerkt dat grote bedrijven de voicemail hebben afgeschaft. Hoewel een dergelijke stap misschien niet voor elk bedrijf geschikt is, hebben sommige bedrijven blijkbaar gemerkt dat het beantwoorden van voicemails gewoon te veel tijd kost.

Met een VoIP-telefoonsysteem kun je kiezen waar je gesprekken overgaan en hoe. Je kunt bijvoorbeeld kiezen dat de eerste paar belsignalen worden doorgeschakeld naar je kantoor. Als je het gesprek niet beantwoordt, wordt het doorgestuurd naar een tweede of derde toestel, bijvoorbeeld een mobiele telefoon of laptop. Heel eenvoudig: oproepen hoeven niet meer gemist te worden als ze dringend zijn.

Ook belangrijke documenten die moeten worden doorgestuurd hoeven niet meer te wachten. Met behulp van VoIP kunnen zakenrelaties hun documenten via de cloud faxen in plaats van een dag (of meerdere) te wachten op een faxapparaat.

6. Betrouwbaar in een handomdraai

Een veel voorkomende zorg die over VoIP opduikt is het feit dat als het internet niet meer werkt, ook de mogelijkheid om te bellen wegvalt. Dit hoeft onder de juiste omstandigheden niet voor te komen. De waarheid is dat doorschakelen, net als andere functies in VoIP-telefoonsystemen, ongelooflijk flexibel is.

Geen enkel telefoonsysteem heeft 100 procent uptime, maar VoIP-telefoonsystemen halen over het algemeen “vijf negens”, wat betekent dat de meeste providers genoeg redundanties hebben om 99,999 procent uptime te bereiken met VoIP.

De mogelijkheid om te kiezen waar en hoe je gesprekken worden doorgeschakeld betekent ook dat je geen productiviteit hoeft te verliezen door plaatselijke stroomuitval of weersomstandigheden. Als de kantoortelefoon niet beantwoord kan worden, kan je mobiele apparaat of laptop dat wel.